1. Wie is verantwoordelijk?
Coolflow Beheer B.V. exploiteert Coolflow Insight. Voor vragen over privacy of gegevensbescherming kun je contact opnemen via nick@coolflow.nl.
Bij gebruik door een klantorganisatie verwerkt Coolflow Insight financiële en bedrijfsgegevens in opdracht van die klant. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de brongegevens en bepaalt welke gebruikers toegang krijgen.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, gebruikersrol en beveiligingsinstellingen.
- Technische gegevens: IP-adres, login- en beveiligingsmetadata, synchronisatiestatus en foutmeldingen.
- Exact Online-gegevens: financiële boekingsregels, grootboekrekeningen, relaties, debiteuren/crediteuren, kostenplaatsen/projecten en andere gegevens die nodig zijn voor de gekozen rapportages.
- OAuth-gegevens: access- en refresh-tokens om de koppeling met Exact Online in stand te houden.
- Rapportage-instellingen: managementrubrieken, consolidaties, eliminaties, productie-eenheden en andere klantinstellingen.
- Documentkoppelingen: waar Exact een externe Basecone-documentlink aanlevert kan Coolflow Insight deze link opslaan om vanuit een boeking naar het bronstuk te navigeren.
3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?
- om Coolflow Insight en de Exact Online-koppeling te leveren;
- om financiële rapportages, analyses, kostprijsberekeningen en consolidaties te maken;
- om synchronisaties uit te voeren en technische fouten te onderzoeken;
- om toegangsbeheer, MFA en IP-whitelisting toe te passen;
- om ondersteuning te geven en misbruik of onbevoegde toegang te voorkomen.
Exact-data wordt niet gebruikt voor advertentiedoeleinden en niet verkocht aan derden.
4. Toestemming en grondslag
Bij het aanmaken van een Coolflow Insight-account accepteert de gebruiker expliciet dit privacybeleid. Datum/tijd, de beleidsversie en het gebruikte IP-adres worden vastgelegd als bewijs van deze toestemming. De Exact Online-koppeling wordt daarnaast pas geactiveerd nadat de gebruiker via de OAuth-flow van Exact toestemming heeft gegeven.
Voor verwerkingen die noodzakelijk zijn om de overeengekomen dienst te leveren, kan de verwerking daarnaast gebaseerd zijn op de uitvoering van de overeenkomst en op gerechtvaardigde beveiligings- en beheerbelangen.
5. Delen van gegevens en subverwerkers
Coolflow Insight deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, beveiliging of een wettelijke verplichting. Mogelijke categorieën ontvangers zijn:
- Exact Online als gekoppelde bron- en autorisatiedienst;
- hosting- en infrastructuurleveranciers die nodig zijn om Coolflow Insight beschikbaar en beveiligd te houden;
- Basecone uitsluitend wanneer een gebruiker vanuit Coolflow Insight een door Exact aangeleverde externe documentlink opent;
- bevoegde overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.
Leveranciers mogen gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden gebruiken. Een actuele lijst van relevante subverwerkers kan worden opgevraagd via nick@coolflow.nl.
6. Bewaartermijnen
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het leveren van Coolflow Insight, ondersteuning, beveiliging en eventuele wettelijke of contractuele verplichtingen. Wanneer een klant Exact ontkoppelt, worden de OAuth-tokens verwijderd terwijl historische rapportagedata behouden kan blijven zodat de klant toegang houdt tot eerder opgebouwde analyses.
Een klant kan verzoeken om zijn Coolflow Insight-omgeving en persoonsgegevens te laten verwijderen. Na verificatie van bevoegdheid verwijderen of anonimiseren we de gegevens voor zover geen dwingende bewaarplicht geldt. Gegevens in Exact Online of Basecone moeten in die bronsystemen afzonderlijk worden beheerd.
7. Beveiliging
We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe. Hieronder vallen onder meer gescheiden tenantdatabases, rolgebaseerde toegang, MFA, optionele IP-whitelisting, wachtwoord-hashing, HTTPS, versleutelde OAuth-tokens en versleutelde MFA-secrets. Meer details staan in onze openbare verklaring over beveiliging en gegevensverwerking.
8. Intrekken van toestemming en Exact ontkoppelen
Een Exact-koppeling kan vanuit de klantomgeving worden ontkoppeld. Daarbij worden de actieve OAuth-tokens verwijderd. Voor intrekking van accounttoestemming, correctie, inzage, dataportabiliteit of verwijdering kun je contact opnemen via nick@coolflow.nl.
9. Rechten van betrokkenen
Voor zover de AVG van toepassing is, kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid of bezwaar. We kunnen aanvullende informatie vragen om identiteit en bevoegdheid te controleren.
10. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer Coolflow Insight, wetgeving of onze gegevensverwerking verandert. De actuele versie is altijd via deze pagina beschikbaar. Bij materiële wijzigingen kunnen we gebruikers opnieuw om akkoord vragen.